企業(yè)OA系統實(shí)施報告范文
企業(yè)OA系統實(shí)施報告范文
企業(yè)OA系統實(shí)施報告
一、什么是企業(yè)OA系統
OA是Office Automation的縮寫(xiě)，指辦公室自動(dòng)化或自動(dòng)化辦公。可以理解為OA軟件，辦公自動(dòng)化（OA）是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統，自1985年國內召開(kāi)第一次辦公自動(dòng)化規劃會(huì )議以來(lái)，OA在應用內容的深度與廣度、IT技術(shù)運用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應用系統。
二、企業(yè)使用OA系統的意義
1、實(shí)現遠程辦公和移動(dòng)辦公，隨時(shí)隨處辦理工作事務(wù)
無(wú)論您身處國外、還是國內，無(wú)論您在機場(chǎng)、酒店、家中……都可以隨時(shí)投入到工作中來(lái)，方便快捷地掌握組織內部的工作進(jìn)度與狀況，及時(shí)處理工作問(wèn)題。
實(shí)現知識管理，使優(yōu)秀員工的思想、經(jīng)驗與技術(shù)獲得積累，并轉化成組織中的共享資源通過(guò)合強iOA進(jìn)行知識管理，員工的工作經(jīng)驗和技術(shù)技能，不斷積累，將成為組織中強大的共享資源，通過(guò)對知識資源的授權利用將加速創(chuàng )新和提高效率，也避免因人員流動(dòng)導致工作的脫節與貽誤。
2、通過(guò)工作流轉的自動(dòng)化，實(shí)現高效快捷的辦公
通過(guò)合強iOA實(shí)現各部門(mén)、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動(dòng)化，將大大提高辦公效率，保證快捷、準確地處理工作。這一點(diǎn)在辦公場(chǎng)地較為分散的單位尤為明顯。
3、有效監管工作人員的工作情況，實(shí)現實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監督與催辦
及時(shí)有效監控各部門(mén)、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)全面掌控各部門(mén)的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決，從而減少差錯、防止低效辦公。系統將記錄每個(gè)工作的全程辦理狀態(tài)信息。
4、明確工作崗位與工作職責，增強人員的責任感，減少推托、扯皮等現象
明確賦予各崗位的權限與職責，任何人都不可越權處理工作，使得各自責任明確，落實(shí)到人，查有所依；杜絕工作中出現職權不明、相互推脫扯皮現象。解決多崗位、多部門(mén)的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現高效協(xié)作辦公。 5、方便領(lǐng)導同各級工作人員的有效溝通
多種途徑、多種方式，使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶 來(lái)的羈絆。
三、企業(yè)OA系統涵蓋的部門(mén)
總體來(lái)說(shuō)，OA系統包含了：公司管理部、營(yíng)銷(xiāo)中心部、生產(chǎn)研發(fā)部、門(mén)店銷(xiāo)售部四個(gè) 大的板塊。
根據各部門(mén)的工作職能分工，具體分解為：
公司管理：辦公室、銷(xiāo)售部、質(zhì)量管理部、財務(wù)部、采購部、工程部、推廣中心、研發(fā)中心、人力資源部、
營(yíng)銷(xiāo)中心：營(yíng)運部、企劃部、客戶(hù)服務(wù)中心、培訓中心、后勤部
生產(chǎn)研發(fā)：研發(fā)部、質(zhì)量管理部、生產(chǎn)部、生產(chǎn)車(chē)間
直營(yíng)店銷(xiāo)售：后勤部、管理部、體驗中心、接待部、咨詢(xún)部、營(yíng)運部、財務(wù)部、
四、OA系統的運轉過(guò)程
按照需要設定工作流程
應用流程定制功能可方便地定義出組織中的發(fā)文處理、收文處理、請示報告及各項審批、簽核等工作流程。流程一經(jīng)定制完成，即可反復應用于日常辦公之中。每個(gè)流程可設立管理者，便于對流程內所有處于辦理中的文檔進(jìn)行實(shí)時(shí)監控，方便各級主管及時(shí)掌握所管工作的進(jìn)展情況。
層次化的文件管理模式文件在系統中按：文件庫-文件夾-文件-子文件四個(gè)層次進(jìn)行組織，文件庫可根據需要進(jìn)行設置，文件夾也可根據需要多級設置。
提供多重權限框架，各類(lèi)組織可根據自身需要有效地規劃訪(fǎng)問(wèn)控制體系：文件庫權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類(lèi)，文件庫權限向下遞延到文件夾。文件夾權限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類(lèi)，文件夾權限向下遞延到下級文件夾。文件的訪(fǎng)問(wèn)受文件夾權限控制，管理者還可進(jìn)行文件級訪(fǎng)問(wèn)權限設定。
五、OA系統項目實(shí)施注意的事項
1、 調研
在調研階段，比產(chǎn)品調研更重要的是對本企業(yè)各部門(mén)重要工作流程和數據共享需求的調研。在網(wǎng)絡(luò )高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過(guò)注冊會(huì )員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò )論壇等都多少對信息系統有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過(guò)通過(guò)使用一種信息化工具來(lái)擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實(shí)這就是對OA系統功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來(lái)自動(dòng)化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的。
2、 選型
1) 從軟件結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進(jìn)行修改、擴充和維護
時(shí)將容易實(shí)現。
2) 從售后服務(wù)方面考慮，應選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開(kāi)發(fā)代理商。OA系統在企業(yè)的覆
蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒(méi)有一家企業(yè)的OA系統在正式上線(xiàn)后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的;而且OA系統一旦上線(xiàn)，就會(huì )成為企業(yè)各部門(mén)的日常必需工具，因此，在隨后的時(shí)間里，只會(huì )越來(lái)越凸顯出售后服務(wù)的重要性。 3) 從價(jià)格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性?xún)r(jià)比。
3、 試用
做出選擇后，就該進(jìn)入試用階段了。試用并不是信息部門(mén)自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進(jìn)行簡(jiǎn)單的流轉測試，是很難發(fā)現細節上的問(wèn)題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉中曾經(jīng)出現的偶然事件有較切身的體會(huì )，則往往能發(fā)現在該部分存在的缺漏。
4、 溝通
運行中出現了問(wèn)題要解決，就涉及到了溝通問(wèn)題。這就需要注意兩點(diǎn)：
1) 內部問(wèn)題，就是與對方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對目前系統存在問(wèn)題達成一致意見(jiàn)，然后再去與對方進(jìn)行溝通。
2) 對對方實(shí)施人員要有要求，對能夠解決的問(wèn)題，應提醒其在計劃時(shí)間內實(shí)現，對軟件不
能解決的問(wèn)題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。
5、 培訓
培訓有兩個(gè)方面。
1) 系統管理員的培訓; 2) 是普通用戶(hù)的培訓。
6、 運行維護
日常運行維護中只要做到一點(diǎn)：用戶(hù)有問(wèn)題時(shí)系統管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開(kāi)發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統管理員要在不斷出現問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中，逐步提高解決問(wèn)題的能力，以保證OA系統的實(shí)施效果。
OA系統項目實(shí)施環(huán)境與前期預算
硬件環(huán)境：服務(wù)器、容災服務(wù)器、防火墻、機架式機柜、UPS、
軟件環(huán)境：操作系統、容災備份方案、網(wǎng)絡(luò )安全方案、系統安全方案、數據庫軟件
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